¿ Almacenamiento ilimitado en el correo IBM Domino ?
Uno de los aspectos que diferencian fundamentalmente las infraestructuras de correo on-premise o en casa a la oferta en nube es el límite de lo que el usuario puede almacenar en su base de datos de correo.
Frente a ofertas de almacenamiento ilimitado o casi, tenemos las dramáticas restricciones de correo que nos hemos encontrado en muchas empresas. 25 GB frente a escasos 100MB.
Posición de los administradores de sistemas
Para un administrador de sistemas el almacenamiento ilimitado para usuarios implica dos aspectos a controlar fundamentalmente: espacio en disco para los servidores de correo y necesidades en las copias de seguridad.
Las restricciones a la hora de disponer de almacenamiento con los requisitos necesarios para dar soporte a un servicio de alta utilización como es el correo electrónico, el alto costo de discos de alta velocidad, la necesidad de configurar arrays de discos o fibra para dar soporte al servicio suponen un argumento que fuerza a los administradores a imponer cuotas a los usuarios. Si las cuotas son efectivas y no meramente informativas, el usuario ve restringida la utilización del servicio de correo.
Posición del usuario
Con el tiempo, y sin ser la solución más adecuada, el buzón de correos del usuario se ha convertido en la base documental en la que reside mucha de la información que gestiona en su actividad. Es el histórico de las actividades realizadas en el trabajo diario.
La imposición de cuotas le obliga a estar constantemente eliminando mensajes o anexos para cumplir la cuota. En algunos casos supone la apertura de una incidencia en el servicio de soporte a usuarios. En el peor de los casos le hace perder mensajes de correo o simplemente el no poder hacer uso del servicio, por tenerlo bloqueado.
La cuestión
La duda de un responsable de informática está en valorar el coste de los recursos físicos frente al tiempo perdido por usuarios y administradores. El tiempo que pierde el usuario "administrando" el contenido de la base de daros de correo. El tiempo que pierde el administrador localizando los recursos necesarios para un correcto funcionamiento del servicio. El tiempo que pierde el departamento de soporte a usuarios ante el "bloqueo" de una cuenta de correo electrónico. En definitiva, cuantificar euros frente a horas no productivas.
Alternativas en infraestructura IBM Domino
Bajo nuestro punto de vista, en este caso, el cliente siempre tiene la razón. Es decir, el objetivo va a ser ofrecer el máximo almacenamiento en el buzón del usuario sin obligarle a la gestión del mismo. Un uso transparente que no le obligue a revisar su contenido temporalmente. Por experiencia podemos comentar que una vez el usuario alcanza la cuota impuesta, el proceso de revisión y limpieza pasa a ser una operación frecuente para el usuario.
La primera alternativa sería la activación de las opciones de compresi ón en una base de datos. Compresión de anexos y de documentos. Esta solución optimiza el almacenamiento en disco, pero no va a resolver el problema.
La segunda opción sería la activación de DAOS. Con esta funcionalidad configurada y operativa, todos los anexos incluidos en las bases de datos de correo van a ser desanexados y alojados a nivel de sistema operativo. Las bases de datos reducen considerablemente su tama ño. DAOS es lo suficientemente inteligente como para detectar anexos repetidos y guardar una sola copia de los mismos. En este caso, la ganancia inicial puede llegar a un 50% de ahorro de espacio en disco total. Las copias de seguridad de los anexos son incrementales con lo que el subsistema de backup mejorará considerablemente su rendimiento.
En cualquier caso, a pesar de DAOS va a llegar un momento en el que el problema de espacio nos va a alcanzar de nuevo.
La tercera opción sería el archivado de la base de datos.
Archivado de bases de datos en infraestructura IBM Domino
Con el mecanismo de archivado configurado, el sistema mueve automáticamente los mensajes, de la base de datos de correo principal, a una base de datos de archivado del usuario.
Tenemos la opción de que el archivado esté en local, es decir en la máquina del usuario, en cuyo caso corremos un serio riesgo de perderla, bien por borrado involuntario por parte del usuario como por una pérdida del disco por un error hardware. ( Normalmente no va a existir un backup de esta base de datos )
La otra opción nos permite realizar un archivado a nivel de servidor. De este modo tanto la base de datos principal como la de archivado residen en un servidor que está sujeto a un plan de copias de seguridad.
Con la opción de servidor tenemos la posibilidad de que el archivado se realice en un servidor alternativo al de correo. Esta es la opción que realmente nos va permitir tener el control sobre la ocupación en disco del subsistema de correo electrónico.
El servidor secundario únicamente va a alojar las bases de datos de archivado, que van a tener un número de accesos infinitamente menor que el sistema principal. En este servidor podemos hacer uso de almacenamiento más econ ómico, con lo que podemos dimensionarlo adecuadamente a nuestras necesidades. Los backups pueden no ser diarios, ya que el acceso va a ser principalmente de lectura.
Cómo ve el usuario su buzón con el archivado activado
La percepción del usuario es de un buzón "infinito", ya que el peso del almacenamiento lo lleva el buzón de archivado, mientras que en el buzón principal únicamente se mantienen, por ejemplo, los mensajes del último año.
Para el acceso al archivado, el usuario dispone de un enlace en la base de datos principal.
En relación a las búsquedas, históricamente, una restricción ha sido que el usuario debía realizarlas manualmente sobre el buzón principal y sobre las bases de datos de archivado. Desde la versión IBM Domino 9.0, disponible a finales de marzo, el cliente IBM Notes podrá realizar búsquedas sobre el correo, sin importar si los documentos se hayan en el buzón principal o en los de archivado, haciendo el mecanismo de archivado transparente para el usuario.
Conclusión
Ofrecer un sistema de almacenamiento "ilimitado" para los usuarios de correo tiene su coste. En infraestructura IBM Domino tenemos alternativas para suavizar los requisitos de hardware y ofrecer ese servicio a nuestros usuarios. Entre educación tecnológica y facilidad de uso del servicio hemos de encontrar un equilibrio que, sin impactar severamente en la administraci ón de sistemas, proporcione un servicio a usuarios lo más simplificado posible para que puedan dedicar su tiempo a su trabajo diario.
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